Recevoir, traiter et archiver vos e-factures automatiquement

Oui, depuis le 1er janvier 2025, l’obligation de réception s’applique à toutes les entreprises nationales, quels que soient leur taille ou leur chiffre d’affaires. Les micro-entrepreneurs, les professions libérales et les bailleurs ayant opté pour la TVA sont également concernés dès lors qu’ils reçoivent des factures de partenaires commerciaux qui émettent dans le domaine B2B. Les micro-entrepreneurs doivent certes être en mesure de recevoir des e-factures, mais ils peuvent continuer à établir leurs propres factures sur papier ou comme autre facture dans un autre format électronique. Une infrastructure capable de recevoir les e-factures est donc pertinente pour chaque entreprise, même si elle n’est pas tenue d’en émettre elle-même.

Une simple facture PDF ou une facture papier n’est pas considérée comme une e-facture au sens de l’obligation légale. Une e-facture doit contenir des données structurées qui peuvent être traitées automatiquement. Les simples fichiers PDF sans contenu XML intégré ne remplissent pas cette condition. Les factures papier sont encore autorisées à l’émission jusqu’à fin 2026, mais uniquement avec l’accord du destinataire. Pour la réception, les formats pertinents sont ZUGFeRD et XRechnung.

GetMyInvoices traite tous les formats d’e-facture courants. Sont conformes à la loi XRechnung dans les versions 1.x, 2.x et 3.x, ainsi que ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 dans les profils BASIC, EN 16931 et EXTENDED. Les profils ZUGFeRD MINIMUM et BASIC-WL peuvent également être lus par GetMyInvoices, mais ne sont pas considérés, en tant que seul format de facture, comme des e-factures conformes à la loi.

Si vous ne pouvez pas techniquement recevoir une e-facture qui vous est adressée, vous risquez des retards dans la déduction de la TVA en amont et des conflits avec les fournisseurs qui souhaitent remplir leur obligation. Dans ce cas, l’émetteur de la facture est en droit de considérer que la facture a bien été remise. L’incapacité à la recevoir ne constitue pas un motif de refus de la facture. Une solution de réception automatisée comme GetMyInvoices comble cette lacune de façon fiable.

À des fins de TVA, une durée de conservation de huit ans s’applique depuis la quatrième loi d’allègement bureaucratique (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) (§ 14b UStG). À d’autres fins, par exemple selon le code des impôts (Abgabenordnung) ou le droit commercial, des délais plus longs peuvent s’appliquer. Il est important que la partie structurée de l’e-facture, à savoir le XML, soit conservée sans modification dans son format d’origine. GetMyInvoices archive automatiquement les e-factures entrantes conformément aux GoBD, dans un centre de données allemand, avec versionnage et journalisation intégrale.

Oui, les factures récurrentes, les avoirs, les factures d’annulation et les corrections de facture relèvent également de l’obligation d’e-facturation, dès lors qu’ils concernent des opérations B2B nationales. Pour les contrats à exécution successive en cours, il suffit dans de nombreux cas d’établir une fois une e-facture conforme, valable pour la période convenue. GetMyInvoices traite les documents entrants de ce type comme des e-factures ordinaires et les rattache à l’opération correspondante.

Une e-facture doit contenir toutes les mentions obligatoires d’une facture ordinaire selon le § 14 UStG, complétées par des champs de données structurés conformément à la norme EN 16931. Toutes les mentions obligatoires en matière de TVA doivent figurer dans la partie structurée de l’e-facture ; un renvoi à une annexe non structurée ne suffit pas. En font partie le nom et l’adresse complets du fournisseur et du destinataire, le numéro fiscal ou le numéro d’identification à la TVA, la date de facture, un numéro de facture séquentiel, la description de la prestation, les quantités, les prix unitaires, les taux de TVA et le montant total. GetMyInvoices contrôle automatiquement l’exhaustivité des factures entrantes et signale les mentions obligatoires manquantes.

Oui, GetMyInvoices reçoit les e-factures du réseau Peppol et les intègre dans le même flux de travail que les factures provenant de boîtes e-mail ou de portails en ligne. Peppol est le canal de transmission, pas le format.

GetMyInvoices est exploité dans un centre de données allemand et est conforme aux GoBD. Toutes les données sont transmises et stockées de manière chiffrée. Les accès sont journalisés et traçables, et l’archivage répond aux exigences d’inaltérabilité. En tant que membre du Verband elektronische Rechnung (VeR), GetMyInvoices participe aux travaux de normalisation relatifs à l’e-facture en Allemagne.