Reciba, procese y archive facturas electrónicas de forma automática

Sí, desde el 1 de enero de 2025 la obligación de recepción rige para todas las empresas nacionales, con independencia de su tamaño o facturación. También se ven afectados los pequeños empresarios, los profesionales autónomos y los arrendadores con opción de tributación por el IVA, en cuanto reciben facturas de socios comerciales que emiten en el ámbito B2B. Los pequeños empresarios sí deben ser capaces de recibir facturas, pero pueden seguir emitiendo sus propias facturas en papel o como otro tipo de factura en un formato electrónico distinto. Por eso, una infraestructura capaz de recibir facturas es relevante para toda empresa, aunque uno mismo no tenga que emitir facturas electrónicas.

Una simple factura en PDF o una factura en papel no se considera factura electrónica en el sentido de la obligación legal. Una factura electrónica debe contener datos estructurados que puedan procesarse automáticamente. Los simples archivos PDF sin contenidos XML incrustados no cumplen ese requisito. Las facturas en papel siguen permitidas en el envío hasta finales de 2026, pero solo con el consentimiento del destinatario. Para la recepción son relevantes ZUGFeRD y XRechnung.

GetMyInvoices procesa todos los formatos habituales de factura electrónica. Se consideran conformes a la ley XRechnung en las versiones 1.x, 2.x y 3.x, así como ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 en los perfiles BASIC, EN 16931 y EXTENDED. Los perfiles ZUGFeRD MINIMUM y BASIC-WL también pueden ser leídos por GetMyInvoices, pero por sí solos, como único formato de factura, no se consideran facturas electrónicas conformes a la ley.

Si técnicamente no puede recibir una factura electrónica dirigida a usted, se arriesga a retrasos en la deducción del IVA soportado y a conflictos con proveedores que quieren cumplir con su obligación. En esos casos, el emisor de la factura puede dar por supuesto que la factura ha sido recibida. La falta de capacidad de recepción no es motivo para rechazar la factura. Una solución de recepción automatizada como GetMyInvoices cierra esa brecha de forma fiable.

A efectos del IVA, desde el Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (Cuarta Ley alemana de Reducción de Burocracia) rige un plazo de conservación de ocho años (§ 14b UStG). Para otros fines, por ejemplo según la Abgabenordnung (ordenanza tributaria alemana) o el Derecho mercantil, pueden regir plazos más largos. Es importante que la parte estructurada de la factura electrónica, es decir, el XML, se conserve sin modificaciones en su formato original. GetMyInvoices archiva las facturas electrónicas entrantes de forma automática y conforme a las GoBD en un centro de datos alemán, incluido el control de versiones y un registro continuo.

Sí, también las facturas periódicas, los abonos, las facturas de anulación y las correcciones de facturas están sujetos a la obligación de facturación electrónica, siempre que se refieran a operaciones B2B nacionales. En las relaciones de tracto sucesivo en curso, en muchos casos basta con emitir una vez una factura electrónica conforme que rija para el periodo acordado. Los documentos entrantes de este tipo los trata GetMyInvoices como facturas electrónicas normales y los asigna a la operación correspondiente.

Una factura electrónica debe contener todos los datos obligatorios de una factura normal según el § 14 UStG, complementados con campos de datos estructurados conforme a EN 16931. Todos los datos obligatorios a efectos del IVA deben figurar en la parte estructurada de la factura electrónica; una referencia a un anexo no estructurado no es suficiente. Entre ellos se incluyen el nombre completo y la dirección del proveedor y del destinatario, el número fiscal o el número de identificación a efectos del IVA, la fecha de la factura, el número de factura correlativo, la descripción de la prestación, las cantidades, los precios unitarios, los tipos impositivos y el importe total. GetMyInvoices comprueba automáticamente la integridad de las facturas entrantes y señala los datos obligatorios que faltan.

Sí, GetMyInvoices recibe facturas electrónicas de la red Peppol y las integra en el mismo flujo de trabajo que las facturas de los buzones de correo electrónico o de los portales en línea. Peppol es la vía de transmisión, no el formato.

GetMyInvoices se opera en un centro de datos alemán y es conforme a las GoBD. Todos los datos se transmiten y se almacenan cifrados. Los accesos quedan registrados y son trazables, y el archivado cumple los requisitos de conservación a prueba de auditoría. Como miembro del Verband elektronische Rechnung (VeR), GetMyInvoices participa en el trabajo de estandarización de la factura electrónica en Alemania.